Muhasebe Programı Fatura Modülü

Fatura programında faturanın tipi seçilir. Fatura bilgilerinin girildiği formda fatura numarası, fatura tarihi, cari hesap kodu, ünvanı, ambar numarası, belge numarası, alınan malın kodu, adı, miktarı, birimi, birim fiyatı, iskonto tutarı veya oranı, fatura tutarı bilgi alanları yer alır. Bu bilgi alanları kullanıcı tarafından doldurulur. Faturadaki cari hesap ve stok tanımları ile ilgili bilgilerin doldurulmasında bu bilgiler işletme tarafından daha önce bilgisayara girilmiş ise cari hesap ve stok programından gerekli bilgiler otomatik olarak getirilebilir.  Yeni bir mal veya hizmet alınmış veya satılmış ise veyahut bilgisayara daha önce tanıtılmış bir  mal veya hizmet yeni bir alıcıya satılmış veya yeni bir satıcıdan alınmış ise faturanın düzenlenebilmesi için yeni bilgilerin ilgili programlardan (cari hesap, stok) girilmesi gerekecektir. 

Alış faturasının bilgisayara girişi yapılarak alınmış olan malların stok kartlarına girişi ve fatura tutarlarının satıcıların cari hesabına otomatik olarak işlenmesi sağlanır. Satış faturalarının da bilgisayara girişi yapılarak satılan malların stok kartlarından düşülmesi ve fatura tutarının alıcıların cari hesaplarına otomatik olarak işlenmesi sağlanır. Ayrıca istenirse satış faturaları yazıcı tarafından yazdırılabilir.

Faturaların yazıcıdan alınabilmesi için fatura formatının bilgisayara tanıtılması gerklidir. Böylece faturada yazdırılması istenen bilgiler faturadaki ait oldukları yerlere oturtulmuş olacaktır.

Fatura programından alınan ve kesilen faturalar listesi istenilen düzeyde ve istenilen sınırlamalar içinde alınabilir. Örnek olarak, fatura tutarlarına, tarihlerine, cari hesap kodlarına göre faturalar ekranda görülebilir veya yazdırılabilir.

Muhasebe Programı Cari hesap Modülü

Cari hesap mal/hizmet aldığımız veya mal/hizmet sattığımız kişi veya kuruluşlar için bilgisayarda açılmış olan dosyalardır. İşletmenin ortaklarıyla ve personeliyle olan ilişkisi de cari hesaplarla izlenir. Cari hesap programında cari hesabın türü ile ilgili (alıcılar, satıcılar, ortaklar, personel gibi) seçim yapıldıktan sonra ekrana gelen cari hesap kartı doldurulur.  Cari hesap kartında hesabın kodu, ünvanı, muhasebe kodu, adresi, telefon numarası, vergi dairesi, sicil numarası, risk limiti, iskonto oranı, ödeme şekli gibi bilgiler vardır. Fatura programı ile bağlantılı olarak çalışabilmesi için cari hesap kartlarının açılmış olması gerekir. Yeni bir alıcı/satıcı ise fatura proğramında iken de cari hesap proğramına geçip cari hesap kartı ilave edilebilir.

Cari hesap programı ile borç ve alacakların istenilen düzeyde ve istenilen sınırlamalar içinde  dökümleri alınabilir. Her cari hesabın giriş çıkış hareketleri izlenebilir. Müşterilerle ilgili her cari hesabın ortalama tahsilat süresi ve  firma tarafından daha önce belirlenmiş vadeye göre bir sapma varsa vade farkı hesaplattırılabilir.

Cari hesap hareketlerinde cari hesabın neden dolayı borçlanıp alacaklandığı görülür. Bir alıcının cari hesabı satış faturası ile borçlandırılır. Buna karşılık alınan nakit, çek veya senet ile alacaklandırılır. Bir satıcının cari hesabı alış faturası ile alacaklandırılır. Buna karşılık satıcıya verilen nakit, çek ve senet ile borçlandırılır.

Kasa, çek ve senet programları kullanılıyorsa bu programa girilen nakit, çek ve senet giriş ve çıkışları cari hesap kartlarına da işlenmiş olur. 

Muhasebe Programı Stok Modülü

Stok programında stok giriş ve çıkışları takip edilir. Programa minimum stok sevilesi verildiğinde bu seviyenin altına düşen stoklar bilgisayar tarafından kullanıcıya aktarılır. Stok programı ile stok değerlemesi, stok kontrolü ve karlılık analizi yapılır.

Stok programının çalışabilmesi için öncelikle stok tanımlarının (stok kartlarının) yapılmış olması gerekir. Bir stok kartında stok kodu, stok adı, üretici veya satıcı kodu, birimi (adet, kg, metre, koli, paket gibi), alış ve satış fiyatları, KDV oranı, iskonto miktarı veya oranı bilgileri vardır.

Fatura programı tarafından mal ile ilgili bilgiler kullanılırken stok kartına girilmiş olan bilgilerden faydalanmaktadır. Alış, satış, iade faturaları düzenlenirken faturalarda ihtiyaç duyulan cari hesap ve stok bilgileri bilgisayar tarafından cari hesap  ve stok kartlarından çekilerek kullanılmaktadır.

Muhasebe Programı Üretim Modülü

Üretici işletmeler ayrı bir üretim programı kullanarak stoklarını ilk madde ve malzemeler, mamuller olarak gruplandırabilir. Bunlar için ayrı ambarlar tanımlayabilir. Üretim reçetelerinin (bir birim mamulde hangi ilk madde ve malzemeden ne miktarda kullanılacağı)  bilgisayara tanıtılması yapıldıktan sonra, üretim miktarları bilgisayara verilerek otomatik olarak ilk madde ve malzeme stoklarından çıkış ve mamul stoklarına giriş yapılabilir. Bunlarla ilgili muhasebe fişlerinin otomatik olarak oluşturulması sağlanabilir.

Üretim programı ile üretici işletmeler her mamul için üretim malyetlerini hesaplayabilirler, karlılık analizleri yapabilirler. Mamul maliyetlerinin hesabında şüphesiz mamul birimlerinin alacağı işçilik payı ve diğer genel üretim giderleri paylarının da tahmin edilmesi gerekmektedir.

Muhasebe Programı Çek Senet Modülü

Çek senet programı işletmeye giren ve işletmeden çıkan çek ve senetlerin işlendiği, giriş ve çıkış bordrolarının düzenlendiği, toplu tahsilat işlemlerinin yapıldığı ve çek ve senetlerle ilgili her türlü raporun alındığı bir programdır.

Çek ve senet girişleri Çek Girişi ve Senet Girişi Bordrolarından yapılır. Çek senet giriş bordrolarında; bordro numarası, bordro tarihi, cari hesap kodu ve ünvanı,  çek senet numarası, vadesi, borçlusu, ödeme yeri, tutarı yer alır. Çeklerde ayrıca borçlunun vergi dairesi, sicil numarası, banka hesap numarası ve banka şubesi ile ilgili bilgiler de yazılır. Çek ve senet çıkışlarında da Çek Senet Çıkış Bordrosu düzenlenir. Çek senet çıkış bordrosunda; bordro  numarası, bordro tarihi, cari hesap kodu ve ünvanı, çek senet numarası, vadesi, borçlusu, ödeme yeri, tutarı yer alır. Çeklerde ayrıca, çek numarası, borçlunun vergi dairesi ve sicil numarası, çekin ait olduğu banka hesap numarası ve şubesi de yazılır.

Çek senet çıkışları cari hesaba olabileceği gibi bankaya tahsile de verilebilir.  Çek senet çıkışlarında işletme kendi çek senedini de verebilir Verilen çekler, borç senetleri) veya müşterisinden almış olduğu çek senedi ciro da edebilir.

Muhasebe Programında Yapılan Temel İşlemler

Muhasebe Programında Hesap Planının Girilmesi

İşletmenin amaçlarına uygun, yöneticilere gerekli bilgileri verebilecek, karar alma ve kontrol fonksiyonlarını sağlayacak bir hesap planında hesap isimlerinin yanı sıra hesap kodları da yer alır. Bilgi­sayara hesap kodları vasıtasıyla ana hesap ve alt hesaplar tanıtılmış olur. Böylece raporların istenilen seviyede ve şekilde alınması sağ­lanmış olur. Bilgisayarlı muhasebede en önemli konu iyi bir hesap planı ile işe başlamaktır. Çünkü hesap planı hem kayıt sistemini, hem raporlama sistemini etkilemektedir. Bütün girişler ve bilgisayar çıktıları hesap planının sahip olduğu detayda alınabilecektir. Bilgi­sayara işlemler girilirken muhasebe fişleri oluşturulur ve işlemler bil­gisayara en alt hesap seviyesinde girilir. Bilgisayar, hesap planı çer­çevesinde alt hesapları ait olduğu üst hesaplarda ve ana hesaplarda toplar. Bilgisayarlı muhasebede hesap planı ne kadar detaylı olursa o kadar detaylı bilgi almak mümkün olur. Bilgisayar kullanmanın fay­dası da gerekli bilgiyi istenilen şekilde hızlı olarak almaktır. Şüphesiz, hesap planında hesaplar detaylandırılırken işletmenin ihtiyaç duy­duğu veya duyacağı detaylandırma yapılmalıdır. Gereksiz detaylan­dırma hem emek hem zaman kaybına neden olmakta, bilgisayarın hafızasında fazla yer işgal etmekte, raporların daha geç alınmasına neden olmaktadır.

Tek düzen muhasebe sisteminde hesap planı belirlenmiş olduğundan artık muhasebe paket programlarında ana hesap bazında hesap planları standart olarak bilgisayara tanıtılmış bulunmaktadır. İşletmeler alt hesapları istedikleri detayda açarlar.

Muhasebe Programında Muhasebe Fişlerinin Doldurulması

Bilgisayarlı muhasebede de elle tutulan muhasebede olduğu gi­bi işlemlerin girişi muhasebe fişlerinin tanzimi ile olmaktadır. Muha­sebe programında fiş girişi ile ilgili kısımdan girişi yapılacak belgeye göre kasa tahsil, kasa tediye (ödeme) veya mahsup fişi çağrılarak doldurulur. Bilgisayar yazıcısırıdan da düzenlenen fişler bastırılarak belgeye iliştirilip dosyalanır. Bilgisayarda fişlerin doldurulması bilgi­sayarlı muhasebede bilgi girişi ile ilgili tek işlemdir. Mizanların düzen­lenmesi, yevmiye defteri, defteri kebir ve kasa defterinin yazımı, yar­dımcı hesapların basılması, bilanço ve kâr ve zarar cetvelinin düzen­lenmesi bilgisayar tarafından yapılır.

İşletme hesabı esasına göre defter tutan II. sınıf tüccarlar işletme defterini bilgisayarda tutarken elle olduğu gibi gider ve gelir sayfala­rını satır satır yazarlar. İstenilen detayda raporlar alınabilmesi için faaliyet türleri ve mal çeşitleri kodlanır ve işlemler girilirken bu ko­dlarla bilgisayara tanıtılır. Gerekli raporlar ve hesap özeti istenilen detayda bilgisayar tarafından düzenlenir.

Muhasebe Programında Hesapların İzlenmesi ve Mizanların Düzenletilmesi

Bilgisayarda fişlerin girişinden sonra defteri kebir hesaplarının, yardımcı hesapların izlenmesi mümkün olmaktadır. Bilgisayar defteri kebir hesaplarını otomatik olarak oluşturduğundan hesapların takibi ve mizan düzenlenmesi her zaman için zaman kaybı olmadan sağla­nabilmektedir.

Muhasebe Programında Kanuni Defterlerin Yazımı

Bilgisayarlı muhasebede işlemlerin girişinden sonra mizan ve çeşitli raporlar alınarak kayıtların kontrolü yapılır. Hesap mutabakat­ları sağlanınca kanuni defterler yazdırılır. Bilgisayarlı muhasebe siste­minde de defterlerin yazım süresi VUK'nda belirtilen sürelerdir.

Muhasebe Programında Bilanço ve Gelir Tablosunun Düzenlenmesi

Hesap planı girişinde hesapların bilanço ve Gelir Tablosu hesap­ları olarak gruplandırılması; aktif, pasif, gelir ve gider hesaplarının ayırımlarının yapılması, bilgisayara hangi hesapların hangi mali tab­Ionun hangi tarafında yer alacağını tanıtacaktır. Bu tanımlama yapıl­dıktan sonra mali tablolar bilgisayara  istenildiği zaman düzenletilebilir.

Gelişmiş muhasebe programları Tek düzen mali tabloları düzenlediğinden hesapların mali tablolara göre tanıtılması ihtiyacı ortadan kalkmaktadır. Bilgisayar programları otomatik olarak mali tabloları düzenleyebilmektedir.

Muhasebe Programında İşletme Hesabı Özetinin Düzenletilmesi

İşletme defteri programları, gelir ve gider hesaplarının yani dönembaşı mal stok değerinin, mal alışlarının, diğer giderlerin, mal satışlarının, diğer gelirlerin ve dönemsonu mal stok değerinin girilmesi durumunda istenildiği anda hesap özetini düzenleyebilir. Ayrıca, or­talama kâr hadlerini faaliyet ve mal türü itibariyle hesaplayabilir, oI­ması gereken enaz ortalama kâr hadleri ile karşılaştırabilir.

Muhasebe Programında Diğer Işlemler

Bilgisayarlı muhasebede satış faturalarının basımı, stok takibi, cari hesapların izlenmesi, ücret bordrolarının düzenlenmesi, sabit ak­tiflerin kaydı, amortisman hesaplanması, yenidendeğerleme işleminin yapılması, KDV'lerinin hesaplanması, Muhtasar Beyanna­mesinin, KDV Beyannamesinin, Sosyal Sigorta aylık ve dört aylık bil­dirgelerinin düzenlenmesi mümkün olmaktadır.